Informação sobre proteção de dados

Levamos muito a sério a proteção de dados e a confidencialidade e cumprimos as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (LGPD). Leia esta informação de proteção de dados cuidadosamente antes de enviar um comunicado.

Finalidade e fundamento legal do sistema de denúncia

O sistema de denúncia (KTE Ouvidoria) serve para receber, processar e gerenciar, com segurança e confidencialidade, comunicados referentes a violações do Código de Conduta Corporativa da KAEFER e outras comunicações. O processamento de dados pessoais dentro da estrutura do KTE Ouvidoria se baseia no interesse justificado da empresa em descobrir e prevenir abusos e, assim, evitar danos à KAEFER, seus colaboradores e clientes. A base jurídica para este tratamento de dados pessoais é o artigo 7º, inciso IX da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Independentemente disso, o compartilhamento de informações ocorre de maneira absolutamente voluntária.

Parte responsável

A parte responsável pela proteção de dados no sistema de denúncia é a KAEFER TECKMA Engenharia (doravante denominada “KAEFER”). O sistema de denúncia é operado pelo setor de Compliance do grupo.

Os dados pessoais e informações inseridos no sistema de denúncia são armazenados em um banco de dados de um data center de alta segurança. A sede desta empresa é na Alemanha. Somente colaboradores da organização de compliance da KAEFER têm acesso aos dados. Isto é assegurado no procedimento certificado através de extensas medidas técnicas e organizacionais.

Todos os dados são armazenados criptografados com vários níveis de proteção por senha para que o acesso seja restrito a um grupo muito pequeno de pessoas expressamente autorizadas na organização de Compliance da KAEFER.

A KAEFER nomeou um diretor de proteção de dados. Perguntas sobre proteção de dados na KAEFER podem ser enviadas para ouvidoria.tk@kaefer.com.

Tipo de dados pessoais coletados

O uso do sistema de denúncia ocorre de forma voluntária. Se você enviar um comunicado através do sistema de denúncia, coletamos os seguintes dados e informações pessoais:

• seu nome, se você optar por revelar sua identidade,
• se você é colaborador do Grupo KAEFER ou de uma parte externa, e
• os nomes e outros dados pessoais das pessoas que você nomeia no comunicado, se for o caso.

O e-mail informado na abertura da requisição (caso decida informar) é apenas para que você receba informações sobre o andamento da requisição e não será visível nem mesmo pelos responsáveis de Compliance.

Tratamento confidencial de comunicados

Os comunicados são recebidos por um pequeno grupo de colaboradores expressamente autorizados e especialmente treinados da organização de Compliance da KAEFER, e sempre são tratados confidencialmente. Os colaboradores da organização de Compliance da KAEFER avaliarão a questão e realizarão qualquer investigação adicional exigida pelo caso específico.

Durante o processamento de um comunicado ou a condução de uma investigação especial, pode ser necessário encaminhar comunicados para colaboradores adicionais da KAEFER ou colaboradores de outras empresas do grupo, como, por exemplo, se os comunicados se referirem a atividades em subsidiárias. Sempre garantimos que os regulamentos de proteção de dados aplicáveis sejam cumpridos ao compartilhar os comunicados.

Todas as pessoas que recebem acesso aos dados são obrigadas a manter a confidencialidade.

Informações contra pessoas supostamente envolvidas em questões relevantes para a compliance

Na medida em que as pessoas são nomeadas, e que estão supostamente envolvidas em questões relevantes de compliance, somos obrigados de acordo com o art. 9ª da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), a informar a essas pessoas que recebemos um comunicado sobre elas, desde que a divulgação dessas informações não comprometa a investigação. Sua identidade como denunciador não será divulgada, exceto se formos legalmente obrigados a fazê-lo.

Direitos do titular dos dados

De acordo com o artigo 18ª da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), você e as pessoas nomeadas no comunicado têm direito à informação, acesso aos dados, retificação de dados incompletos, inexatos ou desatualizado, eliminação, restrição de processamento e oposição ao processamento de seus dados pessoais. Se o direito de oposição ao processamento dos dados pessoais for invocado, a necessidade dos dados armazenados para o exame de um comunicado será avaliada imediatamente. Os dados que não sejam mais necessários serão deletados logo. Você também tem o direito de apresentar uma reclamação junto à autoridade reguladora.

Período de retenção de dados pessoais

Os dados pessoais são retidos pelo tempo necessário para esclarecer a situação e realizar uma avaliação conclusiva, ou enquanto existir um interesse justificado por parte da empresa ou retenção exigida por lei. Após a conclusão do processamento do comunicado, os dados são excluídos de acordo com os requisitos legais.

Uso do portal de comunicação

A comunicação entre o seu computador e o sistema de denúncia ocorre através de uma conexão criptografada (SSL). Seu endereço IP não será guardado enquanto você usa o sistema de denúncia.

É possível informar um endereço de e-mail na denúncia, que é protegido e utilizado apenas para que você receba notificação sobre o encerramento da sua requisição. Isso lhe permite enviar comunicados ao colaborador responsável na organização de Compliance da KAEFER de forma identificada ou de maneira anônima e segura. O sistema só guarda dados no interior do sistema de denúncia, o que o torna particularmente seguro. Não é uma forma de comunicação de email normal.

Nota sobre o envio de anexos

Quando envia um comunicado ou informação adicional, você também pode ao mesmo tempo enviar anexos para o colaborador responsável da organização de Compliance da KAEFER. Se você deseja enviar um comunicado anônimo, tome nota do seguinte aviso de segurança: os arquivos podem conter dados pessoais ocultos que podem expor o seu anonimato. Remova estes dados antes de enviar. Se você não conseguir remover esses dados ou não tiver certeza sobre como fazê-lo, copie o texto do anexo no texto do comunicado ou envie o documento impresso anonimamente para o endereço KAEFER TECKMA listado na tela de abertura da requisição, citando o número do protocolo recebido ao final do processo de abertura.

Versão: Ago/2024